江阴声锐电子工程有限公司Jiangyin voice sharp electronic engineering Co.,LTD

方案简述

本方案是针对政府、企业专门定制的一套无纸化办公系统，本套系统在节约资源及环保的同时提高了会议的效率和方便性，减少会前准备人员的工作，为参会人员提供便捷。

系统部署与管理较为方便，在总部部署一台服务器即可实现各部门及各子公司的会议使用要求;针对会议流程和操作习惯进行专业调研，实现良好的人机交互体验系统。

可实现的会议功能包括:会议预约、会议签到、文件分发、同屏讲解、审阅批注、投票表决、组织架构管理等。

项目分析

节约浪费绿色环保

每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。

保密问题不再困扰

文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的*大通道。

无纸化会议系统让文件的一键上传、一键归档、权限可读、下载，让文件简单化，安全性、保密性大大提升。

会议资料无需打印、装订、分发、处理

每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更多用于会议的保障，也确保了会议的品质。

设计思路

系统说明

参照以上需求分析，整个多功能会议室分为多个功能模块，而管理员则在会议室内通过控制面板、触摸屏或计算机等控制这些功能模块，达到所有系统中央集成的效果，具体系统图如左侧能够实现自动化程度高的智能化控制，尽量减少操作人员的操作复杂性，实现“一键到位” 式的控制方式：

→ 能够控制无纸化显示终端设备一体升降、开关

→ 能够控制多路视频信号实时上传到投影仪

→ 能够控制音量，进行音量大小的调节功能

→ 能够控制混合矩阵信号切换功能

→ 能够控制会议室灯光的开关

→ 能够控制电动窗帘的自动拉、合

→ 能够控制摄像头自动对准发言人录像

→ 能够控制话筒桌面式隐藏升降

系统组成

产品介绍

无纸化功能介绍

客户端专业版功能

客户端是为所有与会人员提供的专业版系统功能：会议资料、会议签到、会议记录、投票表决、视频点播、呼叫服务、电子白板、秘书管理、自由桌面。

签到进入

通过点击【签到进入】按钮登陆PC客户端，将显示所属会议的相关信息，秘书端可统计和查看签到人数

会议信息

该功能为参会人员提供了查看会议议题，及当前参会人员，议题介绍信息，会议文稿，投票列表，投票名称，投票状态，投票类型。

议程文稿

会议文稿界面是*简洁的界面，方便参会人员查看文档信息，左侧有画笔批注等等功能，右侧有一目了然的功能按键，强制同屏和发起同屏。

一键同屏

发起者退出当前同屏对象的操作界面，可通过“演示跟随”再次回到同屏界面。

批注查看

该功能显示当前会议人员对会议文档己所做批注，点击“阅读” 按钮可再次编辑。

人员签到

该功能为参会人员提供了查看全体参会人员基本信息的功能，具体展现参会人员的座位号、姓名、公司名称、职位和签到时间。右侧为本次会议人员签到统计图可投放大屏。

会议记录

参会人员可通过会议记录功能编写自己所需要记录的文字内容，并可编辑、修改、删除、保存和导出。左侧为当前会议人员会议列表，右侧有手写、键盘两种模式。

投票表决

投票功能为表决和选举进行投票的功能。首先需要会议主持人进行发起投票，然后参会人员可以选择投票选项，点击【实名】、【匿名】、【弃权】按钮进行操作。

呼叫服务

后台提供了必备的茶、水、笔、纸等常用服务等呼叫，支持自定义呼叫内容和呼叫服务人员。左侧显示为服务记录以及服务当前处理状态。

视频点播

用户可本地播放会议视频资料，并可通过“同屏播放”按钮，通知其用户共同播放该视频，不需要增加解码器和流媒体服务器，播放不卡机，不停顿，画面流畅清晰。

资料导出

该功能提供参会人员可以选择导出本次会议过程中个人所做会议批注和会议记录。

电子白板

“电子白板”可提供多人白板互动功能，参会人员可以发起白板同步邀请，可将画板动作同步到其他参与画板同步的客户端，支持多人同步以及控制个人和他人画板笔迹显示隐藏。

大屏投放

支持接收windows客户端或者android客户端投放内容；支持会议签到、投票表决等统计结果的发布；支持视频直播、电子白板等内容进行投放。

会议标语

支持会议室设置欢迎标语，提升会议新形象！会议标语时时更改，字体大小调节，字体颜色改变，背景图案更换等等人性化功能。

一键关机

开会后的所有客户端电脑，避免了人工每台关机繁琐，同时也避免了长时间不关电脑而产生的不可预测的风险，更安全的保护会议环境。